Global Tag Network Программное обеспечение для приложений и периферии

Учет и движение документов

Использование RFID-систем для автоматизации работы предприятий работающих с массивным объемом документов и требующих в последствии архивного хранения, оперативно поиска и доступа, активно развивается во всем мире и позволяет эффективно обеспечивать поддержку всех процессов её работы. Системы, которые использовались для этих целей ранее, в настоящий момент уже не отвечают современным потребностям как самих предприятий так и населения .

Решения для сортировки, распределения и хранения документов с технологиями RFID

Маркировка документов  RFID-метками и применение специальных считывателей позволяет контролировать процесс движения и хранения важных документов как внутри здания учреждения, так и вне него и, быстро находить нужный документ среди других. Использование RFID-ворот исключают ошибки перемещения, утери или рисков невнесения документов в реестр.

Способ идентификации документов и товарных ценностей с помощью нанесения штрих-кодов и радиометок RFID, практически устраняет риск их потери или кражи, позволяет проводить их сортировку, осуществлять контроль над передвижением помеченных объектов, упрощает документооборот и облегчает работу многим организациям имеющих большой документооборот на бумажных носителях.

Для чего это нужно

Вопрос грамотного документооборота для многих компаний является настоящей проблемой. Предотвращение утраты документов при передвижении внутри подразделений компании или в результате выноса их за пределы здания, ведение журналов отчетности, складирование и архивирование – основные задачи, стоящие перед любыми государственными структурами и частным бизнесом любого масштаба.

Учитывая, передовой опыт мировых компаний мы добиваемся совместимости с основными автоматизированными библиотечными и архивными системами. Даже если система работы учреждения уникальна, компания сможет организовать подключение оборудования в максимально короткие сроки. 

Преимущества использования RFID-систем

Внедрение RFID-систем в учреждении позволяет:

• увеличить скорость обслуживания;
• сократить время проведения архивирования;
• сделать процесс перемещения документов внутри учреждения и за его пределами максимально оперативным; 
• оперативно осуществлять поиск документов

Что делает система:

  • Ведение учета дел и документов
  • Классификация документов и система множественных фильтров.
  • Полуавтоматическая сортировка документов
  • Поиск на стеллажах при помощи ручных RFID-считывателей.
  • Контроль и учет выноса и перемещения документов.
  • Интеграция с системами делопроизводства и документооборота.
  • Отслеживание документов 24 часа

Работы систем состоит из нескольких основных этапов:

  • Регистрация документов в системе
  • Полуавтоматическая сортировка документов
  • Отправка и Прием документов
  • Размещение на территории
  • Поиск документов на местах хранения.

Данная технология будет одинаково полезна как крупным государственным структурам, ежедневно обрабатывающим огромный поток корреспонденции и других документов, так и частному бизнесу любого масштаба, решившим оптимизировать свой документооборот и контролировать передвижение своих отправлений.

При заказе решения для автоматизации документооборота в нашей компании мы проводим выездной бесплатный анализ имеющегося оборудования и установленного программного обеспечения и предлагаем клиентам несколько вариантов:

  • Интеграция с имеющейся системой
  • Доработку под специфику работу
  • Обучение персонала
  • Перемещение коробок с документами в другие архивы и хранилища

Программа позволяет учитывать нахождение коробки с документами с учетом географического положения в реальном времени:

Для реализации данной функции в программу предварительно заносится информация о местах хранения.

При необходимости определения местонахождения документа или нескольких документов можно выставить параметры искомого документа.

При подключении модуля WMS можно получать более подробную информацию нахождении документа, где будут указаны:

  • географические параметры
  • локальные координаты хранения документа
  • ответственное лицо переместивший документ и ответственный за хранение
  • другая информация предусмотренная заказчиком

Обычно организация работает уже на другом программном обеспечении, и устраивают компанию.

Наши программисты готовы интегрировать систему в ваши повседневные бизнес процессы, установившиеся годами.

В зависимости от сложности делопроизводства мы всегда готовы разработать и внедрить новые системы и технологи на базе новейших достижений современной электроники и науки.

Услуги по внедрению

Инсталляция ввод ее в эксплуатацию проводится в несколько этапов:

1 — определение типов документов, циркулирующих в организации Заказчика, и полей, их описывающих. Перечень основных типов документов предоставляется в типовом решении и может быть расширен по желанию Заказчика. На этом же этапе определяются основные бизнес-процессы и типовые маршруты движения документов.

2 — проектирование виртуальной структуры организации

3 — подготовка базовой системы подготовка недостающих типов документов и типовых маршрутов движения документов. Обучение технических специалистов и пользователей системы. Опытная эксплуатация системы.

4 — доработка системы по результатам опытной эксплуатации. Введение системы в промышленную эксплуатацию.

Если вы до сих пор не работаете с программами для документооборота ,в списке ниже можете ознакомиться с наиболее популярными и подобрать в зависимости от специфики вашей деятельности удобное для вас программное обеспечение .

Структура RFID- системы и принцип работы

RFID-Система состоит из четырех компонентов:

Меток, Считывателей, Принтеров и Программного обеспечения.

RFID-Метки

RFID-метка, представляет собой тонкую этикетку-наклейку, на которой нанесены антенна и чип. У чипа есть свой уникальный идентификационный номер. С помощью такой антенны документ может быть легко найден даже среди миллионов документов. Каждая такая метка имеет уникальный код, используя которую система может отличить один документ от другого. Кроме того, метка имеет перезаписываемую память, куда может вносится служебная информация: разрешение или запрет на вынос, привязка к определенному залу, полке, стеллажу.

Считыватели

Считывание и запись информации с метки осуществляется с помощью специального прибора – считывателя. В зависимости от цели использования выделяют разные виды считывателей: настольные, стационарные, переносные.

Настольные считыватели чаще всего используют как для автоматизации процесса приема и выдачи документов, так и для первичной регистрации поступающих документов.

Мобильные считыватели удобнее всего использовать для проведения инвентаризации или быстрого поиска нужной папки на полках или в хранилище, а также других работ, связанных с перемещением документов.

Портальные считыватели  и рамки могут выполнять те же функции, что и мобильные, но чаще всего их используют как антикражную систему. Такие считыватели отслеживают разрешение документов на вынос из определенной зоны. При этом такая зона может быть абсолютно разной. Это может быть как конкретный зал, так и все здание. В зависимости от ситуации есть или нет разрешения на вынос документов система будет соответственно оповещать и сигнализировать. 

Принтеры

Принтер RFID–меток – Применяются для создания большого количества самоклеящихся RFID-меток, выполняя функции кодирования этих меток и печати визуальной информации – текстов и штрих-кодов

Нумератор RFID-меток. Он  предназначен для автоматической нумерации RFID-меток в рулонах.

Программное обеспечение

Наша система интегрируется с другими программами для учета документов.

Пошаговый принцип работы на примере:

  • Печать штрих-кода
  • Оклейка оригинального документа.
  • Регистрация документа в системе
  • Сортировка документов
  • Опечатывание RFID-меткой
  • Подготовка документов к отправлению адресату: внесение данных маршрута, состав опломбированных документов , путевого листа, и ответственного за перемещение в память RFID-метки 
  • Прием документов адресатом. Размещение на территории получателя с внесением изменений
  • Поиск документов  Печатается и наклеивается штрих-код на документ.

Оператор, прикладывает документ к настольному сканеру штрих-кода и документу присваивается индивидуальный номер в системе.

Сортировка документов производится путем поднесения документа к сканеру перед лотками, оборудованными световой индикацией

Предварительно на коробки, лотки, папки, мешки предусмотренные в учреждении, наклеиваются метки RFID.

После завершения операции документы перекладываются коробки.

В базе данных, фиксируются информация о документах, помещенных в коробку, номер коробки и ее фактическое местонахождение на данный момент.

При считывании данных с коробки и программа сообщает информацию коробки и перечень документов находящиеся внутри.

Оператор в любой момент может знать нахождение документа путем запроса программы или сканированием с ручным Считывателем RFID–меток.

Нужна более подробная информация?

Свяжитесь с нами по контактным данным, указанным на сайте.

Наши специалисты подготовят для вас предложение по ценам и срокам инсталляции.

Мы ответим на все ваши вопросы!

Есть вопросы?