Цифровизация бизнес-процессов

В XXI веке конкурентоспособность компании, зависит от скорости, с которой она выполняет свои процессы, от гибкости ее продаж и производственных операций.

Цифровизация процессов

Жизнь не стоит на месте, поэтому рано или поздно разработанные на предприятии бизнес-процессы потребуют оптимизации.

Чтобы бизнес-процессы, соответствовали реальности и не тормозили развитие компании, их нужно своевременно модернизировать.

Для поддержания конкурентоспособности, процесс, который превращает бизнес в {умную фабрику}, для каждой компании должен начаться как можно скорее, путем внедрения лучших программных решений и прогрессивных технологий.

До определённого уровня развития, компания может обойтись без регламентированной системы деятельности и решать задачи обработки данных с программами низкого уровня. Со временем количество задач и информации становится избыточным, а стабильная деятельность компании зависит от персоналий сотрудников. В жизненном цикле компаний наступают моменты, когда требуются изменение и оптимизация бизнес-процессов. Но при внедрении нового подхода может встретить сопротивление как «снизу» так и «сверху». Это обусловлено как ригидностью мышления и силой привычки, так и реальными недостатками. В некоторых случаях внедрение можно упростить, внедряя постепенно. В реалиях Индустрии 4.0, обновлённая система управления заработает эффективно только в случае поддержки современными информационными технологиями.

В каких случаях требуется оптимизация бизнес-процессов

Рост и избыточность количества персонала

Дисбаланс между доходами компании и затратами на персонал, неэффективность отдельных сотрудников, избыточность штата это повод задуматься о сокращениях. Объем работы на человека и интенсивность показывает что сотрудники не загружены полностью и не соответствуют той ценности, которую создают.

Рост количества уровней управления

Не просчитанное формирование организационной структуры управления, приводит к увеличению количества управленческих уровней, и соответственно увеличению числу административных работников, менеджеров, квадратных метров и хозяйственных расходов.

Рост количества подразделений

Система управления прирастает все новыми подразделениями и дублирующих функции родительских ведомств. При этом экономичность деятельности подразделения, исходя из содержания его работы, численности, местоположения и других характеристик не соответствует стратегии компании.

Территориальная разобщённость

По мере развития компании расширяют свою географию и расположение складов, подразделений и офисов.Но система координации бизнес -процессов не спланирована и выполнение элементарных операций требует много времени и согласований.

Присоединение новых структур

Развитие бизнеса,покупка новых структур, слияние или поглощение часто предполагает быструю унификацию и синхронизацию всех процедур компаний с уже сложившимися регламентами и процессами с бизнес процессами холдинга.

Отсутствие единой информационной системы

Работа на различном ПО склада ,офиса, бухгалтерии и производства приводят к неточностям и вынужденной потере времени на простои, неэффективное использование трудовых ресурсов, согласования, расчеты, планирование и отчеты.

Основные симптомы которые указывают на необходимость модернизации

Скорость принятия решений

Стандартные решения в компании принимаются медленно.

Скорость реализации решений

Традиционно все задачи реализуются долго и не качественно.

Делегирование полномочий

Среди сотрудников растёт психологическое напряжение, связанное с неурегулированностью обязанностей, прав и ответственности.

Согласование решений

Выполнение элементарных рабочих операций требует много времени, сил, телефонных звонков, согласований, служебных записок.

Своевременные отчеты

Управленческая отчетность, зависит от работы главного бухгалтера 1С и раньше месяца никогда не готова.

Информационные технологии

У вас много программ для различных процессов , "IT специалистов" , серверов и вы все равно используете EXEL.

С чего начать

С подписание соглашения , где описываются действующие процедуры вашего бизнеса [как есть сейчас] и описание модели [как должно быть]. Описание [как есть сейчас] позволяет выяснить существующие противоречия и провести первичную оптимизацию бизнес-процессов. Для этого модель [как есть сейчас] обсуждается и проходит согласование со всеми участниками команды.

Всего 4 шага

Определяем задачу

Уточняются функциональные блоки и области бизнес процессов которые необходимо модернизировать.

Анализируем процессы

Проводится диагностика текущих бизнес-процессов и определение степени его близости к результату.

Составляем план

Описывается список мероприятий, которые нужно провести для достижения результата.

Внедряем обновления

Внедряются разработанные документы и процедуры в формализацию работы.

ШАГ 1

Чтобы узнать какие участки работы необходимо проанализировать и привести в порядок, формулируются цели, а затем выбираются конкретные бизнес-процессы для дальнейшего описания и выбора методологии описания.
Посмотрите самые распространенные запросы компаний, возможно некоторые из этих ситуаций вам знакомы:

Счета и контракты

Подготовка и ведение договоров, счетов и коммерческих предложений, участие в госзакупках , отслеживание исполнения договоров и заявок,согласования и утверждения, носят разрозненный характер и зачастую зависят от добросовестности конкретного специалиста.

Оборот документов

Количество и формы документов становятся избыточными, увеличивается ошибки,время на подготовку и проверку,бумажные носители занимают много места и требуют ресурсов для хранения, возникает необходимость для мгновенного обмена информацией.

Планирование закупок

Нет стабильности и понимания сколько закупать продукции, как оптимизировать заказы и исключить длительные простои товара на складе, на каких условиях сотрудничать с поставщиками; как составить план финансовых расходов.Нет политики управления материальными запасами и принципов расчета дефицита.

Закупки

Отсутствуют OMS или MRP системы, ручное создание маршрутных листов, ТТН и распределение заказа по складам. Бесконтрольный рост закупочных цен. Отсутствие контроля отдела закупок над ликвидностью закупаемых материалов. Закупка и списание несуществующих запчастей и продуктов. Отсутствие средств для формирования заказа , заявок и бронирования, анализ прайс-листов.

Логистика

Только от менеджера зависит работа отдела логистики и взаимоотношения с транспортной компаний: выбор маршрутов и условий доставки, транзитные склады и перегрузка,расчет габаритов и тары, товары в пути и резервы, маршрутные листы и выписка доверенностей, расчет расхода горюче-смазочных материалов, контроль сертификатов, таможенных деклараций.

Продажи

Разорванная цепочка продаж,отсутствие стандартизации и инструментов для анализа,неэффективность обработки заказов и заявок,сложность взаимодействия с логистикой, невнятное ценообразование, неправильно настроенные CRM и SCM, отсутствие скриптов и чек-листов, разрозненные базы клиентов.

Приемка товара

Если нет своевременного получения информации об ожидаемой поставке, включающей в себя: перечень, количество, сроки годности, партии, серийные номера, планируемый срок поставки, тип тары, на которой поступит товар информацию о дополнительной сопроводительной документации , появляются сложности планирования подготовки подходящих типы складских ресурсов и складской техники для приемки.А отсутствие автоматизации ,сканеров терминалов и RFID создают ошибки в учете, замедляют работу и удорожают процессы.

Инвентаризация

Ручная инвентаризация тормозит работу целых отделов, заставляя квалифицированных сотрудников перебирать товары вместо выполнения сложных задач. Компания платит сверхурочные за задержку своего персонала.Учетная система не может создавать документов о излишках, недостаче,пересортице или списании с определением актуальной цены в режиме реального времени.Итоговые документы заполняются в ручную.а технологии идентификации с RFID QR или штрих-кодов отсутствуют.

Функционал процессов

Для эффективного управление бизнес процессами не хватает стандартов работы внутри производственного или торгового цикла. Отсутствие описания процесса и алгоритма работы необходимое для новых сотрудников, создают потерю времени при адаптации и обучении. Описание функционала на словах не позволяет использовать потенциал сотрудников и качественно вести подбор персонала.

Время исполнения процессов

Долгое и медленное принятие решение непозволительная роскошь в эпоху мгновенных вычислений. Информация об оптимальном времени процесса и последующих за ним процессов, дает возможность эффективно управлять планированием задач, расчета времени и графика исполнения процессов. Для каждого процесса необходимы скрипты, с точным описанием времени исполнения и причин зависящих от реализации данного процесса. ..

Оплаты

Сложности с кассовой дисциплиной и проблемой контроля расходования денег в бизнесе.Нет возможности согласовывать каждый платеж. Не все сотрудники погружены в тему платежа для обеспечения соответствиям назначению и основаниям платежа. Необходимо контролировать бюджет проекта и оплаты в рамках контракта. Сотрудники видят "ненужные"счета и кассы. Невозможно одновременное создание множества платежных поручений и создание реестров для оплаты по критериям. Отсутствует роботизация и автоматические оплаты по документам основаниям. Для справок по платежам нужно обращения к бухгалтерским проводкам.

Отчетность

Инвестору ,собственнику и финансовому директору важно видеть : контроль движения денег, планирование и и показатели для аналитики .Своевременная подготовка управленческой отчетности зависит от точных показателей, от оперативного учета деятельности разных юридических лиц в одной базе данных и консолидации данных с различных информационных систем.Формы и шаблоны для одного бизнеса не всегда подходят для политики другой компании, и нет возможности моделирования запросов без помощи программистов. Не формируются консолидированные отчеты по взаиморасчетам и платежам,когда в холдинге множество юридических лиц.Курсы валют и валютные счета не пересчитываются на момент исторической справки

ШАГ 2

Для определения ситуации {как есть} анализируются исходные данные и составляется схема действующих бизнес процессов.
Исходных данные {как есть} для диагностики- регламентирующие документы предприятия, отчеты и результаты прошлых периодов, интервью с участниками бизнес-процессов.
Результаты диагностики бизнес-процесса-определение степени его близости к желаемому состоянию{как должно быть} и список мероприятий, которые нужно провести для достижения этого состояния.

Ознакомление с материалами компании

Совещание с руководителем компании

Интервью с ведущими сотрудниками

Анализ существующей системы управления

План развития системы управления

Утверждение плана работ

ШАГ 3

Оптимизация бизнес-процессов начинается с разработки стратегии, системы показателей и постановки целей.Готовится пакет документов, формализующих структуру предприятия, взаимодействие между подразделениями, обязанности и правила работы сотрудников.
Бизнес-процессы компании, представленные в формализованном виде, являются той необходимой информацией, которая необходима руководству при формировании новой команды или при смене сотрудников.
Следуя схеме бизнес-процесса, сотрудник всегда будет знать, как ему поступить в случае продаж по предоплате, по кредитной линии. Что ему делать, если в заявке клиента указаны цены, не предусмотренные прайс-листом компании. Каковы его действия при оформлении договора с клиентом, если тот настаивает на своей форме договора и многие другие ситуации специфичные для того или иного бизнеса.
Согласовываются права участников бизнес-процессов,со структурой управления, а выполняемые функции – с должностными инструкциями.

Организационная структура

Документ, устанавливающий количественный и качественный состав подразделений предприятия и схематически отражающий порядок их взаимодействия между собой.

Функционал бизнес-процессов

Описание функционала бизнес-процессов для эффективного управление работы. Формализации процессов на одной из методологии СПУ, IDEF3, BPN, EPC

Скорость бизнес-процессов

Таблицы нормативов о оптимальном времени процесса и связанных с ним процессов, дает возможность эффективно управлять планированием задач, расчета времени и графика исполнения процессов.

Должностные инструкции

Положения о подразделениях и должностные инструкции,листы анкетирования и профессионального соответствия,программы лояльность и KPI сотрудников, для сложных матричных структур.

Формы для делопроизводства

Унифицированные первичные документы,чек-листы ,должностные инструкции таблицы компетенции ,формы заявок и запросов и другая документация необходимая для специфики бизнеса.

Информационная платформа

Необходимая и соответствующая типу бизнеса и отвечающее согласованной работе бизнес-процессов программное обеспечение, сетевая инфраструктура и разработка приложений.

ШАГ 4

Специалисты нашей компании выполнят работы по оптимизации бизнес-процессов и интегрируют их в информационную систему. Руководство по эксплуатации для бизнеса станет интеллектуальной собственностью компании. В зависимости от пожелания заказчика мы используюем популярные нотации моделирования бизнес процессов IDEF0 (Integration Definition for Function Modeling), EPC (event-driven process chain), BPMN (Business Process Management and Notation) или СПУ (Сетевое планирование и управление). Перечень бизнес-процессов будет соответствовать классификации APQC PCF, разработанную компанией American Productivity & Quality Center

Подробнее о классификации APQC PCF

Компания получит:

Описание и формализация бизнес процессов

Результатом нашей работы будет формализация процессов и решений, которые позволят оптимально использовать ресурсы отдела, планировать деятельность и формировать своевременную отчетность:

Организационная структура предприятия
Положения о подразделениях и должностные инструкции
Описание и время для бизнес-процессов
Process Mining
Алгоритмы работы сотрудников и делегирование полномочий
Печатные формы документов для делопроизводства.
Анкеты для аттестации персонала

Единая база данных

В результате будет создана платформа для единой системы автоматизации различных подразделений и широкий перечень возможностей для развития. Все данные будут структурированы в рамках одной целой системы.Единая система будет контролировать списания товаров и сырья, работу сотрудников, и минимизирует ошибки, связанные с человеческим фактором, информировать об оплате, условиях контрактов и ценообразовании.

Программное обеспечение

Мощная и удобная информационная система позволит эффективно управлять качеством, оперировать точными данными и актуальной информацией:

Планировать поставки
Систематизировать делопроизводство и документооборот
Анализировать и планировать продажи
Контролировать состояние заказов и контрактов
Получать своевременные отчеты доходности PM, рентабельности и по обороту ТМЦ
Справки FIFO,LIFO,FEFO в реальном времени

Система отчетов и формы справок

Сотрудники получат развитую систему запросов для подготовки отчетов по товародвижению, взаимоотношению с клиентами, движением денег и исторических справок и смогут получать оперативные справки в любой момент времени.

Обученный персонал

В перечень обязательных работ по внедрению процессов входит обучение сотрудников и сбор обратной связи от персонала для своевременной коррекции принятых решений.

Процедура заказа организации бизнес-процессов

Согласование задания.
Подготовка коммерческого предложения.
Согласование и подписание договора.
Оплата аванса.
Модификация бизнес-процессов.
Предоставление промежуточных результатов.
Исправление замечаний.
Окончательный расчёт.
Передача окончательных результатов.
Передача закрывающих документов.